Mails types : Vos réservations

Attention, tous les textes en orange sont à modifier. Ces contenus de mails vous sont donnés à titre d’exemple. En aucun cas, ils ne doivent être repris tels quel.

Mail pour location de voiture

Objet : Confirmation de location de voiture

Madame/Monsieur,

Conformément à notre entretien téléphonique en date du (date), je vous confirme la réservation d’un véhicule de catégorie (préciser la catégorie du véhicule : A, B ou C) au nom de Madame/Monsieur (votre nom) pour la période suivante :

(préciser les dates)

Je réceptionnerai le véhicule à (adresse) dans la matinée ou l’après-midi.
Vous trouverez, ci-joint, la photocopie de mon permis de conduire.

Je vous prie de croire, Madame/Monsieur, à nos sincères salutations,

PJ : photocopie du permis de conduire

Signature Electronique

mail de confirmation de réservation

Objet : Réservation (préciser la nature de la réservation : chambre d’hôtel…)

Madame/Monsieur,

Conformément à notre entretien téléphonique de ce jour/en date du (date), nous vous confirmons la réservation de (préciser la nature de la réservation : chambre d’hôtel…) au nom de Madame/Monsieur (nom de la personne) pour la période suivante: (dates).

(Préciser si besoin le lieu et tous les détails utiles).

Nous attendons la confirmation de notre réservation par retour de (courrier, télécopie ou mail).

En vous remerciant par avance, nous vous adressons, Madame/Monsieur, nos salutations distinguées,

Signature Electronique

Mail d'annulation de réservation

Objet : Annulation (préciser la nature de la réservation)

Madame/Monsieur,

Comme convenu lors de notre entretien téléphonique, nous vous informons être dans l’obligation d’annuler la réservation que nous avons souscrite auprès de votre agence le (date) au nom de (nom).

Cette réservation portait sur (préciser la nature de la réservation).
Nous sommes contraints d’annuler cette réservation suite à (indiquer le motif).

Conformément aux conditions générales du contrat nous liant à votre agence, nous vous remercions, par avance, d’effectuer les remboursements idoines, à savoir (référez-vous aux conditions générales).

Dans l’attente de votre confirmation de la prise en compte de notre annulation, nous vous adressons, Madame/Monsieur, nos salutations distinguées,

Signature Electronique

Mail de modification de réservation

Objet : Modification de la réservation du (date)

Madame/Monsieur,

Conformément à notre entretien téléphonique en date du (date), nous vous prions de bien vouloir noter les modifications suivantes concernant notre réservation (nature de la réservation : hôtel, voiture, séjour de plusieurs jours, etc.) pour le (date) :
– (départ – arrivée)
– (nombre de nuits ou de jours de locations)
– (nombre de chambres)
– (autre)

Nous vous remercions de nous confirmer par courrier, télécopie ou courriel l’enregistrement de ces modifications.

Nous vous prions de croire, Madame/Monsieur, à nos sincères salutations,

Signature Electronique

Mail d'annulation pour cas de force majeur

Une annulation pour un cas de force majeur, ne peut intervenir que pour un motif extérieur, imprévisible et irrésistible.

Objet : Remboursement pour cas de force majeur

Madame/Monsieur,

Notre société a acheté, auprès de vos services, un billet (précisez la compagnie et la date) aller/retour ainsi qu’un séjour de (nombre de nuits) nuits à l’hôtel (nom et adresse de l’hôtel) pour la période du (dates du séjour prévu) au nom de (nom de la personne).

En raison de (nature de la force majeure : tempête, grève, décès, etc.), nous sommes contraints d’annuler ce voyage.

S’agissant d’un cas prévu par l’assurance contractée dans le cadre de ce voyage, nous vous prions de bien vouloir nous rembourser l’intégralité des sommes versées lors de la réservation.

Nous vous prions d’agréer, Madame/Monsieur, l’expression de nos sincères salutations,

Signature Electronique

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